Najdroższy materiał targowy to ten, który wraca do biura w nietkniętym kartonie. Nie dlatego, że był zły - po prostu powstał w zbyt dużym nakładzie albo w ogóle nie był potrzebny. Dobre kompletowanie materiałów na targi zaczyna się od kartki i kilku prostych pytań, a nie od przeglądania katalogu drukarni.
Targi mają cechę, którą łatwo przeoczyć przy planowaniu: przez kilka dni rozmawiasz z ograniczoną liczbą osób. Nawet na dużym wydarzeniu Twoje stoisko obsłuży tylu ludzi, ilu fizycznie zdołacie obsłużyć we dwie czy we trzy osoby. To ta liczba - a nie frekwencja z zapowiedzi organizatora - wyznacza sensowne nakłady.
Poniżej znajdziesz sposób na policzenie tego na spokojnie: co realnie warto zabrać, w jakich proporcjach, czego lepiej nie drukować i co zrobić z tym, co zostanie.
- Nakłady licz od liczby rozmów, które realnie przeprowadzicie, a nie od liczby zwiedzających.
- Podziel materiały na trzy koszyki: rdzeń, opcje zależne od celu wyjazdu i rzeczy, których nie warto drukować.
- Wizytówek bierz z zapasem, ulotek na styk, broszur najmniej - najszybciej się dezaktualizują i najwięcej ważą.
- Nie umieszczaj na materiałach dat ani nazw konkretnych targów, jeśli chcesz ich użyć na kolejnym wydarzeniu.
- Zanim zamówisz, ustal, co zrobisz z nadwyżką - to jedno pytanie zmienia całą kalkulację.
Zacznij od liczby rozmów, nie od liczby zwiedzających
Organizatorzy podają frekwencję całego wydarzenia i ta liczba potrafi zawrócić w głowie. Przez Twoje stoisko przewinie się jednak jej ułamek, a rozmowę dłuższą niż krótkie powitanie odbędziesz z jeszcze mniejszą częścią. Policz to na sucho: ile godzin trwa każdy dzień, ile osób obsługuje stoisko, ile minut zajmuje sensowna rozmowa. Wyjdą Ci widełki zwykle znacznie skromniejsze niż pierwsze przeczucie.
Ta liczba jest punktem odniesienia dla wszystkiego, co drukujesz. Materiał wręczany w trakcie rozmowy zamawiasz pod liczbę rozmów. Materiał leżący na blacie, po który każdy może sięgnąć, zamawiasz pod ruch przy stoisku - ale wtedy świadomie godzisz się na to, że część trafi do kosza jeszcze na terenie hali.
Trzy koszyki: rdzeń, opcje i rzeczy do pominięcia
Zamiast układać jedną długą listę zakupów, ułóż trzy grupy. Pierwsza jedzie z Wami zawsze, druga zależy od tego, po co jedziecie, trzecia zostaje w biurze.
Rdzeń - to bierzesz na każde targi
- Wizytówki - najczęściej używany element całego zestawu i ten o najniższym koszcie w przeliczeniu na jeden kontakt. Klasyczne wizytówki bez daty i bez nazwy wydarzenia posłużą przez wiele wyjazdów.
- Jedna prosta ulotka - jedna strona, trzy zdania o tym, czym się zajmujecie, i wyraźna informacja, jak nawiązać kontakt. Ulotka w małym formacie mieści się w kieszeni marynarki i to jest jej największa zaleta.
- Teczka na dokumenty - dla osób, którym wręczasz więcej niż jedną kartkę. Teczka firmowa sprawia, że materiały nie rozjeżdżają się po torbie i docierają do biura klienta w komplecie.
- Coś do pisania - notatka zapisana ręcznie przy rozmówcy bywa w praktyce najskuteczniejszym elementem zestawu.
Opcje - zależnie od celu wyjazdu
- Broszura lub katalog - mają sens, gdy oferujecie coś, czego nie da się wytłumaczyć w trzech zdaniach. Wręczasz je wybranym osobom, nie każdemu.
- Nośnik z materiałami - prezentacja, zdjęcia, dokumentacja. Jak to rozegrać, opisaliśmy we wpisie o tym, jak wykorzystać pendrive reklamowy podczas targów i konferencji.
- Drobny gadżet - działa, gdy jest użyteczny i zostaje na biurku. Długopisy reklamowe z grawerem to klasyka, która nadal się broni, bo ktoś ich po prostu używa.
Czego lepiej nie drukować na targi
- Pełnego cennika - dezaktualizuje się najszybciej ze wszystkiego i zamyka rozmowę, zanim ta się na dobre zacznie.
- Materiałów z datą wydarzenia - po ostatnim dniu targów nadają się już tylko do makulatury.
- Imiennych wersji dla każdej osoby z zespołu - w zupełności wystarczy miejsce na wpisanie imienia i numeru długopisem.
- Ciężkich katalogów w dużym nakładzie - zwiedzający po kilku godzinach zostawiają wszystko, co waży, i biorą to, co da się złożyć.
Jak oszacować nakłady, żeby nie zostać ze stosem
Nakład to nie jedna liczba dla całego zestawu. Każdy materiał ma inną rolę, więc każdy liczysz osobno i w innych proporcjach.
- Ustal liczbę rozmów - realnych, nie życzeniowych. To Twoja baza.
- Wizytówki pomnóż z zapasem - rozdajesz je także poza stoiskiem, przy rejestracji i w kolejce po kawę. Nie mają terminu ważności, więc nadwyżka nie boli.
- Ulotki policz na styk - tyle, ile rozmów, plus niewielki bufor na egzemplarze wyłożone na blacie.
- Broszury potnij mocno - trafiają do osób, z którymi rozmowa poszła dalej niż pierwsze pytanie, a to zwykle niewielka część odwiedzających.
- Sprawdź próg opłacalności - koszt jednostkowy spada wraz z nakładem, ale różnica między małą a średnią serią bywa mniejsza, niż się wydaje. Zanim dołożysz zero, przeczytaj wpis o tym, jak zaplanować nakład, żeby nie przepłacić.
Jeśli wahasz się między dwiema wielkościami, wybierz mniejszą dla wszystkiego, co zawiera konkretne informacje o ofercie, i większą dla tego, co jest neutralne i przetrwa kolejne wydarzenia.
Gdzie oszczędzać, a gdzie absolutnie nie
Oszczędzanie na targach ma sens wtedy, gdy tnie się liczbę pozycji i nakłady, a nie jakość tego, co klient trzyma w dłoni. Cienka, pogięta wizytówka mówi o firmie więcej niż cała rozmowa i niestety nie jest to komunikat, na którym Ci zależy.
- Tnij liczbę pozycji - trzy dobrze pomyślane materiały robią lepsze wrażenie niż siedem przypadkowych.
- Tnij nakład, nie jakość podłoża - mniej egzemplarzy porządnego materiału zawsze wygra z górą cienkich kartek.
- Postaw na jakość tam, gdzie jest dotyk - wizytówka i teczka trafiają do rąk klienta i zostają z nim najdłużej.
- Łącz drobiazgi w jeden zestaw - kilka niedrogich elementów podanych razem działa lepiej niż każdy z osobna. Pisaliśmy o tym we wpisie o tym, jak przygotować niedrogi pakiet promocyjny z kilku drobnych gadżetów.
Zaprojektuj materiały tak, żeby nie zawierały ani daty, ani nazwy konkretnych targów. Zamiast tego przygotuj jeden mały element z hasłem wydarzenia - na przykład naklejkę naklejaną na teczkę albo na ulotkę. Cały zestaw pojedzie wtedy na kolejne targi bez żadnych zmian, a wymienisz tylko ten jeden, najtańszy dodatek.
Plan na nadwyżkę - ustal go, zanim zamówisz
Pytanie brzmi nie tylko: ile wydrukować, ale też: co się stanie z tym, co zostanie. Jeśli odpowiedź brzmi - wróci do szafy i tam zostanie - to znak, że nakład jest za duży. Jeśli masz konkretny plan, spokojnie możesz dołożyć.
- Kolejne wydarzenie - materiały bez dat jadą dalej bez żadnej poprawki.
- Wysyłka pokontaktowa - broszura wysłana pocztą po targach do osoby faktycznie zainteresowanej ma dużo większą wartość niż ta wciśnięta komuś w hali.
- Recepcja i biuro - ulotki i teczki przydają się przy każdej wizycie klienta.
- Zespół handlowy - komplet w bagażniku każdego przedstawiciela to naturalne ujście nadwyżki.
Lista kontrolna na dzień przed wyjazdem
Ostatnia rzecz, która ratuje budżet, to niedokupowanie w panice na miejscu. Sprawdź spokojnie, czy masz komplet.
- Materiały drukowane - w policzonych nakładach, spakowane w kartony według rodzajów, nie wymieszane.
- Zapas podręczny - wizytówki w kilku kieszeniach, nie tylko w jednym pudełku pod blatem.
- Rzeczy do notowania - długopisy, notes na ustalenia, sposób na oznaczanie najgorętszych kontaktów.
- Drobiazgi techniczne - taśma dwustronna, nożyczki, spinacze, ładowarki. Kosztują niewiele, a ich brak potrafi zająć pół dnia.
- Osobna koperta na zdobyte wizytówki - żeby po powrocie było wiadomo, kto jest kim.
Dobrze przygotowany zestaw na targi jest zaskakująco krótki. Kilka pozycji, policzone nakłady, żadnych dat na materiałach i jasny pomysł, co zrobić z resztą. Reszta budżetu zostaje tam, gdzie naprawdę pracuje: przy rozmowie, przy obsłudze stoiska i przy kontakcie po powrocie.
